Nachdem ein Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, müssen einige Schritte durchlaufen werden, damit der Kunde die Ware und alle dazugehörigen Dokumente erhält.
Schritt 1: Bestellung öffnen
Zunächst muss die Bestellung des Kunden geöffnet werden. Im Admin-Menü auf der Linken Seite dazu den Punkt „Verkäufe“ > „Bestellungen“ auswählen
Es erscheint eine Liste aller Bestellungen. In diesem Beispiel ist die gesuchte Bestellung die erste, ganz oben in der Liste. (Hinweis: An welcher Stelle sich die Bestellung in der Liste befindet, hängt von der Sortierung der Liste ab. Unter Umständen wird die Bestellung auch am Schluss der Liste, möglicherweise auf einer zweiten Seite, aufgelistet. Falls ein Filter eingestellt wurde, wird die Bestellung eventuell sogar gar nicht angezeigt, solange der Filter akti ist.)
Mit einem Klick auf „Anzeigen“ in der Spalte „Aktionen“ kann die Bestellung geöffnet werden. Eine Bestellung sieht in etwa wie folgt aus:
Schritt 2: Rechnung erstellen
Nachdem der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, erhält der Kunde eine Bestätigung per Email. Dies ist jedoch keine Rechnung; diese muss separat erstellt werden. Um eine Rechnung zu erstellen, muss oben im Menü der Punkt „Rechnung“ ausgewählt werden.
Es öffnet sich eine Übersicht über die Bestellung, die Kundeninformationen, die Address- und Zahlungsinformationen, sowie eine Liste der bestellten Produkte. Am Ende der Übersicht befindet sich eine Tabelle, in der die Positionen der Rechnung noch einmal aufgeführt werden. Abschließen findet sich eine Schaltfläche „Rechnung erstellen“. Mit einem Klick darauf wird eine Rechnung erstellt und im System hinterlegt. Wenn die Kontrollbox „E-Mail Kopie an Kunden“ aktiv ist erhält der Kunde die Rechnung außerdem per Email .
Das Erstellen einer Rechnung setzt den Status einer Bestellung auch automatisch auf die nächste Stufe: „In Bearbeitung“
Schritt 3: Lieferschein
Es kann um ein Lieferschein erstellt werden, welcher verwendet werden kann um den Inhalt einer Sendung zu kontrollieren. Das Vorgehen ist ähnlich wie das Erstellen einer Rechnung: In der Detailansicht der Bestellung oben im Menü den Punkt „Versand“ anklicken.
Es öffnet sich eine Übersicht, ähnlich der beim Erstellen einer Rechnung. Auf dieser Seite kann unter anderem eine Nummer zur Sendungsverfolgung eingetragen werden.
Am Ende der Übersicht befindet sich eine Schaltfläche „Lieferschein erstellen“. Mit einem Klick darauf wird ein Lieferschein erstellt und im System hinterlegt. Wenn die Kontrollbox „Versandinformationen in Kopie per Email“ aktiv ist werden die Versandinformationen dem Kunden per Email zugeschickt.
Das Erstellen eines Lieferscheines setzt den Status einer Bestellung außerdem auf die nächste Stufe: „Fertiggestellt“. Weitere Schritte sind hiernach normalerweise nicht nötig.
